Gerade im Aufbau der digitalen Datenverwaltung im Labor liegt der Griff zum Excel nahe. Daten können schnell eingegeben und grob strukturiert werden. Mit Formeln sind dann auch zügig die ersten Auswertungen und Erfolge sichtbar. Die ungeliebten Zettel sind eliminiert. Aber ist Excel wirklich eine nachhaltige Lösung, um ein richtiges LIMS zu ersetzen?
Excel als Laborsoftware?
Wenn man die Geschäftsprozesse rund um ein Labor analysiert, welches Excel für die Datenverarbeitung einsetzt, findet man ein hohes Optimierungspotenzial, denn die redundante Datenhaltung in nicht verbundenen Systemen verursacht oft hohe Kosten und Fehler.
Ein LIMS kann hier Abhilfe schaffen und Lösungen bieten, die den Wandel zum smarten Labor 4.0 ermöglichen.
Im Gegensatz zu einer Excel-Lösung kann ein LIMS die Daten an einer zentralen Stelle zu halten und einen vernetzten Zugriff im Labor ermöglichen. Integrierte Abfrage- und Auswertewerkzeuge können dann alle Auswertungen und Berichte für das Labor automatisiert bereitstellen. Auch ein Auditieren der Laborprozesse kann in dieser Umgebung dann problemlos ermöglicht werden.
Nachfolgend erläutern wir mit einigen Beispielen 5 wichtige Gründe, warum Excel im Vergleich zu einer echten Laborsoftware große Nachteile birgt.
1. Datensicherheit und Qualitätsmanagement
Bei dem Editieren einer Excel-Liste, werden Daten geändert bzw. Felder ergänzt. Diese Daten können leider leicht durcheinander gebracht, falsch gespeichert, überschrieben oder gelöscht werden.
Eine Dateneingabe per Hand weist immer hohe Ungenauigkeiten und Fehlerraten auf.
Schon ein einfacher Tippfehler kann Probleme verursachen: Der Anwender weiß zwar, dass „Produkt X“ und „Produkt-X“ identisch sind, aber für Excel haben beide Datensätze nichts miteinander zu tun. Wenn dann also beispielsweise ein Durchschnitt der Produkt-X-Daten berechnet werden soll, werden nicht alle Daten berücksichtigt.
Auch kann versäumt werden, Verknüpfungen und Formeln nachzupflegen oder anzupassen, so dass sich unbemerkt weitere Fehler in den Berechnungen ergeben. Fehler, die im Laborbetrieb natürlich nicht vorkommen dürfen.
Bei Excel gibt es kein Audit-Trail, das es ermöglicht, bei einer Kontrolle Änderungen, die an den Datensätzen vorgenommen wurden, zuzuordnen. Excel kann diese Änderungen nicht automatisch dokumentieren. So kann bei neuen Erkenntnissen keine frühere Fehleingabe nachvollzogen und berichtigt werden und im Fall eventueller Daten-Manipulationen kann niemand erkennen, wer diese zu verantworten hatte. Denn eine einfache Excel-Anwendung lässt auch keine sichere rollenbasierte Vergabe der Zugriffe auf die Daten über Benutzerrechte zu. Im Rahmen einer Akkreditierung des Labors, wird dieses bei Audits natürlich vom Auditor bemängelt.
2. Geschäftsprozessoptimierung
Eine Excel-Anwendung kann Laborprozesse nur ungenügend abbilden und die Laborstruktur kann nicht in die übergeordneten Geschäftsprozesse des Laborunternehmens integriert werden. Die Weitergabe von Informationen in vordefinierten Berichtsformaten von zentral vorliegenden Datensätzen und Auswertungen ist bei Excel ebenso wenig möglich. Infolgedessen verbringen die Labormitarbeiter oft viel Zeit damit, händisch Berichte für den einen oder anderen Kollegen zu erstellen, da diese nicht vordefiniert aus dem System generiert werden können.
Die Datenqualität wird bei einem echten LIMS durch Vermeidung von Fehlern in den Datenübertragungen und durch eine Automatisierung der Berechnungen deutlich verbessert. Diese hohe Datensicherheit, die garantierte Datenkonsistenz und die Abbildung der Laborprozesse helfen, jederzeit handlungs- und auskunftsfähig zu sein und so den Laborbetrieb übersichtlich und smart zu gestalten.
3. Datenmenge und Historie
Mit intensiver Nutzung und daraus resultierendem hohen Datenaufkommen zeigen sich oft Probleme. Beispielsweise die komplizierte bis nicht mögliche Verwendung durch mehrere Benutzer gleichzeitig oder eine unübersichtliche Abbildung der hierarchischen Labor-Strukturen (ein Auftrag enthält eine Vielzahl von Proben, diese beinhalten als Unterpunkt mehrere Teilproben und auch mehrere bestimmende Parameter).
Excel ist keine Datenbank
Excel greift nicht, wie ein LIMS, auf eine echte Datenbank zu, sondern speichert alle Daten in einer einzigen Datei. Hier wird auch nur eine begrenzte Anzahl von Tabellenfeldern zur Verfügung gestellt. So können weit zurückreichende Datenmengen nicht in einer einzigen Tabelle verwaltet und ausgewertet werden. Diese erzwungene Aufteilung der Datensätze auf viele verschiedene Excel-Dateien macht eine historische Abfrage und Auswertung der Daten sehr schwierig. Standardfunktionen für diese Aufgaben werden von Excel ebenso wenig angeboten und diese müssen immer wieder manuell zusammengestellt und ausgeführt werden.
4. Schnittstellen und Geräteanbindung
Excel bietet nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten, sich mit anderen Anwendungen und Instrumenten zu verbinden. Daten können nicht von einer Maschine (SPS, Laborgerät, Waage, etc.) übertragen und in Echtzeit verarbeitet werden. Die Datensätze müssen separat heruntergeladen werden oder manuell in verschiedenste Formate exportiert werden, da sie von Excel nicht automatisch in das System importiert werden können. Die Realisierung eines Labor 4.0 ist so nicht möglich.
Diese Funktionen kann nur ein professionelles LIMS übernehmen und mit einer automatischen Probenverfolgung, Probenplanung sowie einer programmierbaren Automatisierung von Workflows einen optimierten Service bereitstellen.
5. Pflegeaufwand und Updatefähigkeit
Die Betreuung und Pflege selbstgebauter Excel-Systeme ist sehr arbeitsintensiv. Oft müssen in jeder Periode neue Dateien angelegt werden, Jahres- oder Monatsangaben müssen geändert, Ergebnisse gelöscht und Links aktualisiert werden. Bei einem Update der Office-Programme kann es zu umfangreichen Konvertierungen der bestehenden Tabellen und Dateien kommen, die oft Probleme verursachen und manuell nachgearbeitet werden müssen. Dieses regelmäßige und zeitaufwändige Bearbeiten und Bereinigen der Daten birgt nicht unerhebliche versteckte Kosten.
Die jeweiligen Excel-Daten sind zudem in der Regel nur in einer lokalen Datei gespeichert, deren wichtige regelmäßige Datensicherung hier durch die Nutzer nur selten erfolgt.
Oft werden die Excel-Tabellen für das Labor von einem einzelnen Mitarbeiter konstruiert. Vielleicht ist dies ein IT-Mitarbeiter, ohne umfassende Kenntnisse der Laborabläufe, oder es ist ein Labormitarbeiter, ohne nennenswerte Ausbildung in der IT-Codierung. Die wenigen Personen, die das Excel-System gestaltet haben und seit der Startphase damit arbeiten, sind die einzigen, die die Funktionsweise gut genug verstehen, um technische Unterstützung und Verwaltung zu gewährleisten. Neue Anforderungen durch Kunden, interne Prozesse aber auch durch die Gesetzgebung fordern erneute eigene Entwicklungsleistungen. Sollte dann einer dieser Mitarbeiter das Laborunternehmen verlassen, so muss sein Nachfolger in den nicht standarisierten LIMS-Operationen aufwändig geschult werden. Sonst geht die einzige Möglichkeit zur Eigenverwaltung und Betreuung der Excel-Tabellen für das Labor verloren.
Excel verfügt nicht über wichtige Standardmechanismen der Softwareentwicklung: Versionierung, Fehlersuche (Debugging), Logging
LIMS-Softwarepakete hingegen werden durch einen Service des externen technischen Supports betreut, der dem Labor dann jederzeit zur Verfügung steht. Daten werden automatisch gesichert und bieten so die unbedingt benötigte digitale Sicherheit. Auch wird ein echte Laborsoftware routinemäßig aktualisiert, um optimale Funktionsfähigkeit und auch Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Mit einem richtigen LIMS sind Sie bestens für einen wachsenden und beherrschbaren Laborbetrieb aufgestellt. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, um noch mehr über LIMS, Laborprozesse und WinLaisy zu erfahren.
Lesen Sie auch
Mit einem LIMS ergeben sich durch die Verbindung mit anderen Systeme schnell spürbare Prozessverbesserungen. Lesen Sie, wie mit einem LIMS und der Anbindung an die Feldebene die Rohstoffannahme zu einem Labor 4.0 Prozess umgesetzt werden kann.
Labor 4.0? Was steckt hinter dem neuen Schlagwort? Lesen Sie alles in unserem Blog-Beitrag über die Zukunft des Labors.